Politique de confidentialité

La présente Politique de confidentialité décrit la manière dont TERAPOLIS collecte, utilise, conserve et protège les données à caractère personnel dans le cadre de ses activités, de ses relations professionnelles et de l'utilisation de son site internet www.terapolis.fr. Elle précise également les droits dont disposent les personnes concernées et les modalités permettant de les exercer.

Le responsable du traitement est :
TERAPOLIS SAS
RCS Bordeaux B 913 161 204
32 allée d'Orléans
33000 Bordeaux – France
+33 554 07 02 09

Pour toute question relative à la protection des données personnelles ou pour exercer vos droits, vous pouvez écrire à : dpo@terapolis.fr

La présente politique concerne notamment :

• Les visiteurs du site www.terapolis.fr ;
• Les personnes sollicitant TERAPOLIS au moyen d'un formulaire, par courrier électronique ou par téléphone ;
• Les propriétaires, exploitants agricoles, représentants de collectivités, prospects et partenaires entrant en relation avec TERAPOLIS ;
• Les clients, fournisseurs, prestataires et leurs représentants ;
• Les candidats répondant à une offre d'emploi ou adressant une candidature spontanée ;
• Plus généralement, toute personne physique dont les données sont traitées dans le cadre des activités de TERAPOLIS.

Selon la nature de la relation avec TERAPOLIS, les données collectées peuvent comprendre :

• Données d'identification et de contact
Nom, prénom, société ou organisme, fonction, adresse électronique, numéro de téléphone, adresse postale, code postal et ville.
• Données relatives aux demandes et projets
Contenu des demandes adressées à TERAPOLIS, nature d'un projet, échanges et informations nécessaires à son étude, à son suivi ou à sa réalisation.
• Données relatives aux relations contractuelles et commerciales
Informations liées aux contrats, prestations, fournisseurs, partenaires, facturation et suivi de la relation professionnelle.
• Données relatives au recrutement
Nom, prénom, coordonnées, CV, lettre de motivation, parcours professionnel, qualifications, compétences et tout document transmis volontairement dans le cadre d'une candidature. TERAPOLIS demande aux candidats de ne pas transmettre d'informations sans rapport avec l'emploi recherché ou non nécessaires à l'étude de leur candidature.
• Données techniques et de connexion
Adresse IP, journaux de connexion, informations relatives au navigateur et au terminal, événements techniques et informations nécessaires à la sécurité des systèmes.
• Données relatives aux préférences de communication
Préférences ou oppositions concernant les communications adressées par TERAPOLIS.
• Cookies et autres traceurs
Identifiants et informations techniques susceptibles d'être collectés lors de l'utilisation du site, conformément aux choix exprimés par l'utilisateur.

TERAPOLIS ne cherche pas à collecter, par l'intermédiaire de son site internet, des catégories particulières de données au sens de l'article 9 du RGPD, sauf lorsque leur traitement est strictement nécessaire et repose sur une base juridique appropriée.

Lorsque des informations sont recueillies au moyen d'un formulaire, les champs obligatoires sont identifiés comme tels.
Les données signalées comme obligatoires sont nécessaires pour permettre à TERAPOLIS de traiter la demande concernée. Leur absence peut empêcher TERAPOLIS de répondre à la demande, d'étudier un projet ou une candidature, ou d'exécuter une prestation.
Les autres informations présentent un caractère facultatif.

• Demandes de contact et demandes d'informations
Les données sont utilisées afin de recevoir, analyser et traiter les demandes adressées à TERAPOLIS et d'y répondre.
La base juridique est, selon la nature de la demande :
    ◦ L'exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de la personne concernée ;
    ◦ Ou l'intérêt légitime de TERAPOLIS à répondre aux demandes concernant ses activités et à assurer le suivi de ses relations professionnelles.
• Étude et développement de projets
Les données peuvent être traitées afin d'étudier l'opportunité d'un projet, d'assurer les échanges avec les propriétaires, exploitants, collectivités, partenaires et autres interlocuteurs concernés, puis de préparer et réaliser les opérations nécessaires au projet.
Les traitements reposent, selon les cas, sur l'exécution de mesures précontractuelles, l'exécution d'un contrat, le respect d'obligations légales ou l'intérêt légitime de TERAPOLIS à développer et administrer ses projets.
• Gestion des clients, fournisseurs, prestataires et partenaires
Les données sont utilisées afin d'assurer la gestion des relations contractuelles, des prestations, des projets, de la facturation, de la comptabilité et du suivi administratif.
Les traitements reposent principalement sur l'exécution des contrats, les mesures précontractuelles et le respect des obligations légales auxquelles TERAPOLIS est soumise.
• Prospection et communication professionnelle
TERAPOLIS peut utiliser certaines coordonnées afin d'adresser des informations en rapport avec ses activités.
Ces traitements reposent, selon les situations, sur le consentement de la personne concernée ou sur l'intérêt légitime de TERAPOLIS à développer et entretenir ses relations professionnelles, lorsque la réglementation autorise ce fondement.
Chaque personne peut s'opposer simplement et gratuitement à la réception de communications de prospection.
• Recrutement
Les données communiquées lors d'une candidature sont utilisées afin :
    ◦ D'enregistrer et d'étudier la candidature ;
    ◦ D'évaluer l'adéquation du profil avec un poste ;
    ◦ D'organiser les échanges et entretiens liés au recrutement ;
    ◦ Et, lorsque cela est prévu, de conserver le profil afin de proposer ultérieurement d'autres opportunités professionnelles.
Le traitement nécessaire à l'étude d'une candidature repose sur les mesures précontractuelles prises à la demande du candidat.
Une conservation dans un vivier de candidats au-delà du processus de recrutement repose sur l'intérêt légitime de TERAPOLIS, sous réserve de l'information du candidat et de son droit d'opposition, ou sur son consentement lorsque celui-ci est recueilli.
• Sécurité des systèmes d'information
Des données techniques et journaux peuvent être utilisés pour sécuriser le site et les systèmes d'information, détecter les incidents, prévenir les accès frauduleux, assurer la traçabilité et contribuer à la résolution des incidents.
Ces traitements reposent sur l'intérêt légitime de TERAPOLIS à assurer la sécurité de ses systèmes d'information et à protéger ses données et celles des tiers.
• Respect des obligations légales et défense des droits
Certaines données peuvent être conservées ou utilisées afin de satisfaire aux obligations légales, fiscales, comptables ou réglementaires de TERAPOLIS ainsi que pour constater, exercer ou défendre ses droits en justice.
Ces traitements reposent sur le respect d'une obligation légale ou sur l'intérêt légitime de TERAPOLIS à défendre ses droits.

TERAPOLIS ne conserve les données personnelles que pendant une durée nécessaire et proportionnée à la finalité pour laquelle elles ont été collectées, sous réserve des obligations légales de conservation.
À titre principal :

• Demandes de contact et prospects
Les données peuvent être conservées pendant le temps nécessaire au traitement et au suivi de la demande et, pour les données utilisées à des fins de prospection, pendant une durée maximale de trois ans à compter de leur collecte ou du dernier contact émanant de la personne.
• Clients et partenaires contractuels
Les données nécessaires à la gestion de la relation sont conservées pendant sa durée puis, lorsque cela est nécessaire, archivées pendant les durées de prescription applicables.
• Documents comptables et de facturation
Les documents soumis à une obligation légale de conservation sont conservés pendant la durée prévue par les textes applicables, notamment dix ans lorsque cette durée résulte des obligations comptables.
• Candidatures
Les données sont conservées pendant la durée nécessaire au processus de recrutement.
Lorsqu'un candidat n'est pas retenu, TERAPOLIS peut conserver temporairement les informations nécessaires au suivi de la procédure.
Lorsque le profil est conservé dans un vivier afin de proposer ultérieurement d'autres opportunités professionnelles, les données sont conservées pendant une durée maximale de deux ans à compter du dernier contact avec le candidat, sauf opposition ou demande d'effacement formulée auparavant.
• Données techniques et de sécurité
Les journaux et données techniques sont conservés pendant une durée proportionnée aux besoins de sécurité, de diagnostic et de traçabilité définis par TERAPOLIS.
• Cookies et traceurs
Leur durée dépend de leur finalité et est précisée dans le dispositif de gestion des cookies du site. Les durées appliquées sont régulièrement réexaminées afin d'être limitées au strict nécessaire.

Lorsque des données doivent être conservées au-delà de leur durée d'utilisation courante afin de satisfaire à une obligation légale ou d'assurer la défense des droits de TERAPOLIS, elles sont placées en archivage intermédiaire avec un accès restreint.

Dans la limite de leurs attributions et de la nécessité d'en connaître, les données peuvent être accessibles aux :

• Collaborateurs et services habilités de TERAPOLIS ;
• Personnes participant aux projets concernés ;
• Services administratifs, financiers, comptables, juridiques et ressources humaines concernés ;
• Prestataires informatiques et de cybersécurité ;
• Prestataires assurant l'hébergement, la maintenance ou le fonctionnement du site et des systèmes d'information ;
• Fournisseurs de solutions de communication, de messagerie ou de collaboration ;
• Conseils, experts et prestataires intervenant pour le compte de TERAPOLIS ;
• Organismes ou autorités légalement habilités à recevoir les données.

Les prestataires agissant pour le compte de TERAPOLIS sont tenus de respecter des obligations en matière de confidentialité, de sécurité et de protection des données personnelles.
TERAPOLIS ne vend pas les données personnelles collectées par l'intermédiaire de son site internet.

Certains fournisseurs de services numériques utilisés par TERAPOLIS peuvent être établis hors de l'Espace économique européen ou utiliser des infrastructures impliquant un traitement de données depuis un pays tiers.
Lorsque de tels transferts ont lieu, TERAPOLIS veille à ce qu'ils reposent sur un mécanisme prévu par le RGPD, notamment :

• Une décision d'adéquation de la Commission européenne ;
• Les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne ;
• Ou toute autre garantie appropriée prévue par la réglementation.

Lorsque cela est applicable, des mesures complémentaires peuvent être mises en œuvre afin de garantir un niveau de protection approprié.
Toute personne peut contacter dpo@terapolis.fr afin d'obtenir des informations complémentaires concernant les garanties applicables aux transferts de ses données.

Le site www.terapolis.fr utilise des traceurs strictement nécessaires à son fonctionnement et peut également recourir à des services tiers, notamment pour la mesure d'audience ou l'affichage de contenus externes tels que des vidéos.
Les traceurs qui ne sont pas strictement nécessaires sont déposés uniquement lorsque la réglementation le permet et, lorsqu'un consentement est requis, après obtention de celui-ci.
Lors de sa première visite, l'utilisateur peut :

• Accepter les traceurs soumis à consentement ;
• Les refuser ;
• Ou personnaliser ses choix par finalité.

Le refus des traceurs non nécessaires ne doit pas empêcher l'accès normal au site.
L'utilisateur peut modifier ses choix à tout moment au moyen du dispositif de gestion des cookies accessible depuis le site.
La liste actualisée des traceurs, leur finalité, les tiers concernés et leurs durées de conservation doit être présentée dans l'outil de gestion des cookies ou dans une politique cookies dédiée.

Dans certaines situations liées à l'activité professionnelle de TERAPOLIS, des coordonnées professionnelles peuvent être obtenues autrement que directement auprès de la personne concernée, notamment auprès de son organisation, de partenaires, de contacts professionnels ou à partir de sources professionnelles accessibles au public.
Dans ce cas, TERAPOLIS fournit aux personnes concernées l'information prévue par la réglementation dans les délais applicables et leur indique, lorsque cela est nécessaire, la catégorie et la source des données utilisées.

TERAPOLIS n'utilise pas, dans le cadre du site www.terapolis.fr, de processus de décision exclusivement automatisée produisant à l'égard d'une personne des effets juridiques ou l'affectant de manière significative au sens de l'article 22 du RGPD.

TERAPOLIS met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger les données personnelles contre :

• La destruction accidentelle ou illicite ;
• La perte ;
• L'altération ;
• La divulgation non autorisée ;
• Et l'accès non autorisé.

Ces mesures portent notamment sur la gestion des habilitations et des accès, la sécurisation des systèmes, des échanges et du stockage, la traçabilité, la sauvegarde et la continuité des services.
Le niveau des mesures de sécurité est adapté aux risques associés aux traitements concernés.

Selon le traitement concerné et sa base juridique, toute personne dispose notamment d'un droit :

• D'accès à ses données personnelles ;
• De rectification des données inexactes ou incomplètes ;
• À l'effacement dans les conditions prévues par la réglementation ;
• À la limitation du traitement ;
• D'opposition, notamment aux traitements reposant sur l'intérêt légitime ;
• À la portabilité lorsque les conditions légales sont réunies ;
• De retirer à tout moment son consentement lorsqu'un traitement repose sur celui-ci, sans remettre en cause la licéité du traitement effectué avant ce retrait.

Lorsqu'une demande nécessite de vérifier l'identité de son auteur, TERAPOLIS peut demander les informations strictement nécessaires à cette vérification.

Les demandes concernant les données personnelles et l'exercice des droits peuvent être adressés à :
TERAPOLIS
Délégué à la protection des données
32 allée d'Orléans
33000 Bordeaux – France
dpo@terapolis.fr

TERAPOLIS répond aux demandes dans les délais prévus par la réglementation.
En cas de difficulté non résolue, toute personne dispose également du droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité française de contrôle :
Commission nationale de l'informatique et des libertés – CNIL
3 place de Fontenoy – TSA 80715
75334 Paris Cedex 07
France
www.cnil.fr

La présente Politique de confidentialité peut être mise à jour afin de tenir compte notamment d'évolutions légales, réglementaires, techniques ou organisationnelles.
En cas de modification substantielle affectant la manière dont les données sont traitées, TERAPOLIS prendra les mesures appropriées pour en informer les personnes concernées lorsque la réglementation l'exige.
La version applicable est celle publiée sur le site www.terapolis.fr et identifiée par sa date de mise à jour.